Schluss mit Pointless Meetings, neue Moderationstechniken trainieren

Schluss mit Pointless Meetings, neue Moderationstechniken trainieren

Die häufigsten Gründe, aus denen man jeden Tag in einer Besprechung sitzt und wie man seinen Terminplan in den Griff bekommen kann …

1.) Den Meeting FOMO vermeiden

Einer der häufigsten Gründe, warum wir an zu vielen Meetings teilnehmen, ist Meeting FOMO. »FOMO« steht für »Fear of Missing Out«. Als Meeting-Teilnehmer machen wir uns Sorgen, dass unsere Kollegen uns verurteilen, wenn wir nicht jede Einladung annehmen. Der ideale Arbeitnehmer nimmt an allen Meetings teil und folglich auch an zu vielen Meetings.

Vorgesetzte sehen oftmals #Facetime als Ersatz für Engagement oder verwenden es, wenn sie es versäumen, die Meinung abwesender Mitarbeiter in Meetings zu vertreten. Mitarbeiter können die FOMO #Angst überwinden, indem sie ihren Wert und ihr Engagement außerhalb von Besprechungen demonstrieren. Sie leisten dann ihren Beitrag vor der Besprechung und müssen nicht zwingend am Meeting teilnehmen. Vorgesetzte sollten ihr Führungsverhalten diesbezüglich anpassen. Facetime ist nicht der Ersatz für Engagement. Der Fokus sollte verstärkt auf den Arbeitsergebnissen liegen.

Die #FOMO Angst kann auch die Organisatoren betreffen. Dies führt dann zu übermäßig aufgeblähten Einladungslisten. Organisatoren können die FOMO Angst leicht überwinden, indem sie die Teilnehmer vor der Besprechung um Rat hinsichtlich des Teilnehmerkreises fragen und sich nach der Besprechung bei den wichtigsten Interessengruppen melden. Damit stellt man sicher, dass diese die benötigten Informationen erhalten, ohne am gesamten Meeting teilnehmen zu müssen.

Als Moderator eines Meetings kann man ebenfalls einen wichtigen Beitrag leisten, die FOMO Bedenken der Teilnehmer zu zerstreuen …

• Es klar kommunizieren, wenn einige Mitarbeiter nicht dabei sind
  
  
• Deutlich machen, dass man deren Rat zu schätzen weißt und man sie nur deshalb nicht auf die Liste gesetzt hat, weil ihre Zeit für Wichtigeres genutzt werden muss
  
  
• Vor allem aber sollte man darauf achten, dass man die Teilnahme an Besprechungen nicht bewusst oder unbewusst als Maßstab für deren Engagement nimmt

2.) Eine neue #Meeting Kultur für das KPI Controlling schaffen

Manchmal werden Besprechungen als Hilfsmittel zur Einhaltung von KPIs eingesetzt. Mit diesem KPI Controlling soll sichergestellt werden, dass die Teilnehmer ihre Zusagen einhalten.

Ein solcher Termin kann ein wirksamer Motivator sein. Derartige Besprechungen sind im Kern oft unnötig. Die Mitarbeiter berichten lediglich darüber, wie sie das vereinbarte Ziel erreicht oder nicht erreicht haben.

Ein besserer Weg für das laufende Controlling vos KPIs sind regelmäßige Scrum Meetings. Hier berichtet das Team in einer transparenten und effizienten Struktur. Das Scrum Board zeigt dem verantwortlichen Manager die KPIs gegliedert nach To Dos, Doing und Done.

Als Führungskraft sollte man daran denken, welche Opportunitätskosten mit Meetings verbunden sind. Wie viel kostet ein wöchentliches Meeting? Und wie hoch sind die persönlichen Kosten?

3.) Neue Meeting Kultur, den Mere Urgency Effect hinter sich lassen

Wenn wir die wichtigen Themen nicht anpacken können oder wollen, dann kann die Erledigung scheinbar dringender, aber eigentlich unwichtiger Aufgaben eine gewisse Erleichterung bringen.

Man spricht hier auch vom Mere Urgency Effect. Wenn wir an Besprechungen teilnehmen, haben wir das Gefühl, etwas erreicht zu haben. Folglich sagen wir diese Meetings nur ungern ab, selbst wenn diese objektiv gesehen nicht so wichtig sind wie unsere anderen Aufgaben.

Die Lösung, um den Mere Urgency Effect zu vermeiden

• Die Absage oder die vorzeitige Beendigung von Besprechungen zum Standard machen. Das gilt insbesondere bei wiederkehrenden Terminen
  
  
• Anstatt zu fragen »Gibt es etwas Neues?«, einfach sagen »Wenn es nichts Neues gibt, sagen wir ab. Dann sparen wir alle eine Stunde.«
  
  
• Es sich zur Gewohnheit machen, bei wiederkehrenden Besprechungen zu fragen, ob man das nächste Meeting braucht

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