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Kosten für Toner und Druckerpatronen korrekt in der Steuererklärung angeben
In Zeiten, in denen das #Homeoffice eine alltägliche Erscheinung geworden ist, die #Digitalisierung aber noch große Defizite hat, benötigen viele Menschen Toner oder Druckerpatronen. Unterlagen jeder Art müssen schließlich an den Arbeitgeber, Kunden oder Klienten geschickt werden. Diese Kosten lassen sich über die Steuererklärung absetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie selbständig, freiberuflich oder angestellt arbeiten. Im Detail sind jedoch Unterschiede zu beachten.
Generelle Hinweise zur Absetzung der Toner und Druckerpatronenkosten in der Steuerklärung
Damit die entsprechenden Kosten absetzbar sind, muss ein Beleg vorliegen. Wer auf einer Plattform wie FairToner.de kauft, erhält in der Regel auch eine digitale Rechnung. Diese sollte unbedingt gesichert werden, falls die Papierversion verloren geht. Beim Kauf ist man ansonsten frei – was das Finanzamt angeht. Es besteht keine Pflicht, Toner oder Patronen vom Hersteller zu erwerben.
Eine grundsätzlich zu beachtende Vorschrift gilt jedoch für die Nutzung: Absetzbar sind Toner und Patronen nur, wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden. Dies bedeutet: 50 Prozent der Papiere und wenigstens ein zusätzliches Blatt, die unter Nutzung der entsprechenden Systeme gedruckt worden sind, müssen mit der eigenen Arbeit zusammenhängen. Ab 90 Prozent ist es erlaubt, die Kosten vollständig abzusetzen. Ansonsten erfolgt die Abschreibung anteilig. Dies gilt übrigens auch mit Blick auf die Umsatzsteuer, sollte diese ein Thema sein.
So setzen Selbständige und Freiberufler Druckerpatronen und Toner ab
Toner und Druckerpatronen sind für Freiberufler und Selbständige Betriebsausgaben. Wer nicht zur Bilanzierung verpflichtet ist, kann diese in der Anlage EÜR berücksichtigen. Die Kosten fließen also in die Einnahmen Überschuss #Rechnung ein. Ansonsten werden sie so behandelt wie alle sonstigen Unternehmensgüter auch. Freiberufler haben keine Umsatzgrenzen und Gewinngrenzen für die EÜR. Selbständige müssen aufpassen: Ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro pro Jahr genügt die EÜR nicht mehr. Wichtig ist dabei: Es handelt sich tatsächlich um ein »oder«. Das Überschreiten einer der Grenzen ist ausreichend. Dann greift die Pflicht zur doppelten Buchführung. #Toner und #Druckerpatronen sind in einem solchen Fall auf entsprechende Weise zu vermerken.
So setzen Arbeitnehmer Druckerpatronen und Toner in der Steuererklärung ab
Angestellte können keine Kosten geltend machen, wenn der Arbeitgeber den Drucker und die Patronen bzw. den Toner stellt. Ist dies nicht der Fall, ist dessen schriftliche Bestätigung notwendig, dass das Gerät und die Versorgungssysteme für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind. Einen weiteren Nachweis dafür, dass man den #Drucker beruflich benötigt, muss man nicht einreichen. Es genügt, dass man in einem solchen Fall nur noch die Rechnungen für die Patronen beziehungsweise die Toner anfügt: »Sie verbuchen die Ausgaben dann als Werbungskosten«.
Sollte sich der Arbeitgeber weigern, die entsprechende Bescheinigung auszufüllen, kann man Toner oder Druckerpatronen dennoch absetzen. Man muss dann allerdings tabellarisch aufschlüsseln, wie die Nutzung war. Es ist in einem solchen Fall ratsam, sich bei jedem Druckvorgang sofort Notizen zum Datum, der Zahl der Blätter und dazu zu machen, ob Sie in Farbe gedruckt haben. Diese Erinnerungshilfen übrigens auch deshalb hilfreich, weil so das Druckerpapier absetzbar wird.
Die 410 Euro Regel für die Abschreibung beachten
Viele Menschen erwerben nicht nur Toner oder Druckerpatronen, sondern auch gleich den Drucker. Dann greift eventuell eine wichtige Regel für die Abschreibungen. Diese betrifft die 410 Euro Grenze. Man darf für ein Gerät nur 410 Euro (Kosten ohne Mehrwertsteuer) pro Jahr absetzen. Da Toner beziehungsweise Patrone und Drucker funktionell zusammengehören, werden die Beträge addiert. Überschreiten Sie die Grenze, so müssen Sie den Betrag über die durchschnittliche Nutzungsdauer der Hardware abschreiben. Diese beträgt für einen Drucker 3 Jahre. Gesetzt den Fall, alles zusammen hat 600 Euro gekostet. Pro Jahr lassen sich dann 200 Euro abschreiben.
Auf andere Materialien hat diese Regel keinen Einfluss, wenn kein funktioneller Zusammenhang besteht. »Kaufen Sie auf einer Plattform wie Fairtoner, bei der es günstige Toner und Druckerpatronen gibt, zum Beispiel Textmarker, so können diese zusätzlich Teil der Werbungskosten sein.«
