Mehr Effektivität im Office, Tipps für den Alltag

5 spannende Tipps für einen effektiveren Büroalltag

Viele Unternehmen machen es sich in der heutigen Zeit zur Aufgabe, schnell und effektiv zu arbeiten. Eine Frage, die in diesem Zusammenhang immer wieder im Raum steht ist: Wie ist es möglich, sich kontinuierlich zu verbessern?

Hierüber wird in einigen Unternehmen unter anderem auch in regelmäßigen Meetings mit dem gesamten Team diskutiert. Leider zeigt sich in einigen Fällen, dass es nicht immer möglich ist, seine anfangs sehr hoch gesteckten Ziele zu erreichen. 

Die gute Nachricht ist jedoch, dass es bei genauer Betrachtung eigentlich nicht besonders schwer ist, mit einigen kleinen Hilfen und Tricks die Effektivität eines kompletten Teams zu steigern. Die Vorgesetzten sind hier ebenso gefragt wie die Mitarbeiter.

Doch auf welche Punkte sollte in diesem Zusammenhang genau geachtet werden? Was hilft dabei, effektiver zu werden? Und wie können alle dazu beitragen, dass auch der #Spaßfaktor und Motivationsfaktor nicht auf der Strecke bleibt?

Tipp Nr. 1: Abläufe automatisieren und technische Möglichkeiten nutzen

Ein Blick auf die technischen Möglichkeiten, die heutzutage zur Verfügung stehen, zeigt, dass die Digitalisierung in modernen Büros eine besonders wichtige Rolle spielt. Die entsprechenden Vorteile gilt es dementsprechend, zu nutzen. Automatisierte Abläufe helfen dabei, nicht nur Zeit, sondern auch Aufwand zu sparen. 

Unter anderem lohnt es sich beispielsweise, in einem Shop für Adressaufkleber vorbeizuschauen, um im Zusammenhang mit dem Versenden von Briefen die eigene Anschrift nicht immer wieder neu drucken oder gar händisch vermerken zu müssen. Auf diese Weise lässt sich einfach und günstig ein professionelles Erscheinungsbild herstellen. 

Alternativ können Adressaufkleber natürlich auch zum »Beschriften« von Gegenständen zu unterschiedlichen Zwecken verwendet werden. Büros, die generell viel Wert auf Effektivität liegen, und zum Beispiel einen Multifunktionsdrucker nutzen, um Ihre Dokumente auszudrucken, haben mit einem Adressaufkleber eine tolle Ergänzung gefunden.

Tipp Nr. 2: Auf kurze Wege setzen

Viele zeigen sich überrascht, wenn Sie mit den Wegen, die Sie im Büroalltag laufen, konfrontiert werden. Auch wenn es sich in vielen Fällen »doch nur um ein paar Meter« handelt, ist es wichtig, sich auch hier auf die Suche nach Optimierungspotential zu begeben. 

Denn: Jeder zusätzliche beziehungsweise zu lange Weg kostet Zeit und kann letztendlich dafür sorgen, dass die allgemeine Effektivität leidet. Fragen, die in diesem Zusammenhang eine besonders wichtige Rolle spielen könnten, sind unter anderem:

• Wo lagern wir unser Büromaterial und kann dieses von allen Mitarbeitern unkompliziert erreicht werden?

• Sitzen die Mitarbeiter, die im Alltag eng zusammenarbeiten müssen, nahe beieinander oder sogar im selben Büro?

Gleichzeitig ist es natürlich auch wichtig, den Faktor Bewegung nicht komplett außer Acht zu lassen. Wer über mehrere Stunden am Tag sitzt, empfindet es häufig als Erleichterung, kurze Laufwege absolvieren zu können. Wie so oft ist es ratsam, einen gesunden Mittelweg zu finden, der dafür sorgt, dass weder die Bewegung, noch die Effektivität zu kurz kommen. 

Tipp Nr. 3: Mitarbeiter sensibilisieren

Zahlreiche Mitarbeiter wünschen es sich, effektiver zu arbeiten. Unter anderem deswegen, weil effektives Arbeiten häufig bedeutet, weitestgehend stressfrei agieren zu können und letztendlich auch früher Feierabend machen zu können. 

Damit genau das gelingt, ist es wichtig, einige Grundregeln im Alltag zu beachten. In der Vergangenheit konnte über einige Studien nachgewiesen werden, dass regelmäßige #Pausen tatsächlich dafür sorgen, kreativer und besser zu arbeiten. Vorgesetzte sollten ihre Mitarbeiter daher insofern motivieren, »richtige Pausen« zu machen, sich vom Schreibtisch zu entfernen und während ihrer Freizeit eine Runde spazieren, in die #Kantine oder in ein Café zu gehen. Danach fällt es oft deutlich leichter, sich zu konzentrieren. Die berühmte Mittagspause am Schreibtisch und der Mix aus Essen und Arbeiten ist der Effektivität definitiv nicht zuträglich. 

Tipp Nr. 4: Störfaktoren ausschalten

Hier sind in erster Linie die Mitarbeiter gefragt. In einer Zeit, in der es so vielen Menschen wichtig ist, immer erreichbar zu sein und auf die Möglichkeiten, die die Digitalisierung bietet, setzen zu können, gehört das Handy oft zum Arbeitsalltag dazu. Nicht unbedingt, weil sie damit telefonieren müssen, sondern weil sie es zwischendurch nutzen, um ihre privaten Mails zu checken, auf #Youtube oder in den Sozialen Netzwerken vorbeizuschauen. 

Genau bei derartigen Aktionen geht sehr viel Zeit verloren. Wer am Abend einen Blick auf seine Bildschirmzeit wirft, ist oftmals überrascht davon, wie viel Zeit er am Smartphone verbracht hat, obwohl er doch eigentlich arbeiten war.

Handyverbote, die seitens der Arbeitgeber ausgesprochen werden, werden oft als »Eingriff« und »Bevormundung« wahrgenommen. Viel besser ist es natürlich, wenn die Mitarbeiter für sich selbst erkennen, dass sie sich etwas Gutes tun, wenn sie das Vorbeischauen in den Sozialen Netzwerken auf die Zeit nach Feierabend verlegen.

Tipp Nr. 5: Auf #Mitarbeitermotivation setzen

Motivierte #Mitarbeiter arbeiten oft besser und dementsprechend auch effektiver. Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, hier anzusetzen und dafür zu sorgen, dass das Team im Idealfall gern zur Arbeit erscheint.

Vor allem:

• Anerkennung

• genaue Beschreibungen zu Arbeitsabläufen und deren Hintergrund

• eine positive Grundatmosphäre

• flache Hierarchien 

• ein höflicher Umgang miteinander

Werden von vielen Angestellten besonders positiv wahrgenommen. Wer sich als Geschäftsführer eines Start Ups mit vielen neuen Mitarbeitern unsicher ist, was diese von ihm erwarten beziehungsweise was diese brauchen, um sich wohlzufühlen, sollte direkt nachfragen. Mitarbeitergespräche oder Meetings eignen sich super, um »die Lage zu checken«. 

Und wie mit Hinblick auf viele andere Bereiche des Unternehmertums gilt natürlich auch hier, dass es absolut in Ordnung ist, alteingetretene Pfade zu verlassen, um neue Wege zu gehen. Auf diese Weise ist es dann häufig auch möglich, gemeinsam kreativ zu werden, um neue Ideen, zum Beispiel rund um das Thema Online Vermarktung, zu sammeln. 

Fazit

Es gibt zahlreiche Unternehmen, die sich immer wieder überlegen, wie sie sich aus der Masse der Mitbewerber abheben können. Ein Blick auf die Details zeigt, dass effektives Arbeiten die Basis für den Erfolg darstellt. Denn: Auf seiner Basis ist es unter anderem möglich, Kosten zu senken und damit letztendlich auch den Gewinn zu erhöhen. 

Ein Faktor, der in diesem Zusammenhang auf keinen Fall außer Acht gelassen werden sollte, ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Ein zufriedenes Team arbeitet oft besser. Gleichzeitig sorgt ein hohes Maß an Effektivität oft für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und somit auch für eine geringere #Fluktuation. 

Es lohnt sich daher aus mehreren Gründen, an dieser Stelle anzusetzen und den hohen Stellenwert des effektiven Arbeitens auf keinen Fall zu unterschätzen.